Wegen der aktuellen Corona-Pandemie sind im Kanton Thurgau die Schulen geschlossen. Die Kantonsverwaltung arbeitet derzeit vermehrt mit Home Office. Soll deshalb MS Teams für Videokonferenzen in den Schulen und in der Verwaltung eingesetzt werden?
Antwort:
Bei Microsoft Teams werden Personendaten auf Cloud-Systemen bearbeitet. Die Daten verlassen somit die Kantonsverwaltung. Dies ist problematisch. Zwar könnte versucht werden, mit Microsoft entsprechende Verträge über den Schweizer Serverstandort, Gerichtsstand und so weiter abzumachen. Ebenso könnten Vertraulichkeitsverpflichtungen eingeholt werden. Auch wenn das Risiko klein ist, kann aber die erforderliche Vertraulichkeit aufgrund des CLOUD-Acts gegenüber Unternehmungen mit US-amerikanischer Abhängigkeit nicht durchgesetzt werden. Der freie Behördeneinsatz von MS Teams wird deshalb nicht empfohlen. Sofern MS Teams dennoch verwendet werden soll, drängt sich das folgende Vorgehen auf:
1) Bei minderjährigen Personen:
Die Anmeldung soll nur mit pseudonymisierten Namen vorgenommen werden. Im Text dürfen keine Personendaten und Geheimnisse erwähnt werden. Es muss deshalb dafür gesorgt werden, dass in den abgespeicherten Texten keine konkreten Namen erwähnt werden und keine vertraulichen Daten gespeichert werden.
2) Bei erwachsenen Personen:
Auch hier gelten die gleichen Vorsichtsmassnahmen. Für die weitere Datenbearbeitung kann hier eine Einverständniserklärung der betroffenen Personen eingeholt werden. In dieser muss auf die Gefahren hingewiesen werden. Zudem muss die Zustimmung beweisbar (d.h. schriftlich) verfasst werden. Ebenso muss im Text erwähnt werden, dass ein jederzeitiges Widerrufsrecht besteht, was zur Folge hat, dass bereits ein einzelner Widerruf den weiteren Einsatz von MS Teams gefährdet oder verunmöglicht.
(Stand: 20.03.2020)